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| 關於作者： |
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刘文香，甘肃民族师范学院的老师，自2006年以来，一直在计算机科学系工作，擅长Excel数据处理与分析，在使用Excel VBA编程方面拥有丰富的学习心得和实践经验。曾参与策划和编写了十几本销量不错的Office技术图书。同时也是一名优秀的技术顾问和培训讲师，有丰富的授课经验。
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| 目錄：
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第1章 初识中文版Office 20163
1.1 初识Office 2016应用程序3
1.1.1 Word3
1.1.2 Excel4
1.1.3 PowerPoint4
1.1.4 Access5
1.1.5 Outlook5
1.1.6 Publisher5
1.1.7 OneNote6
1.2 启动应用程序6
1.3 关闭应用程序6
1.4 查找文件6
1.5 获取帮助信息7
1.6 本章小结8
第2章 中文版Office 2016的程序界面9
2.1 Office 2016的外观9
2.1.1 标题栏10
2.1.2 快速访问工具栏10
2.1.3 文件选项卡10
2.1.4 功能区11
2.1.5 库和实时预览12
2.1.6 工作区13
2.1.7 状态栏13
2.2 浮动工具栏13
2.3 功能区的设置14
2.3.1 自动隐藏功能区14
2.3.2 显示选项卡14
2.3.3 显示选项卡和命令14
2.3.4 向功能区添加命令按钮14
2.4 典型案例添加快速访问工具15
2.5 本章小结15
Word篇
第3章 初识文档操作19
3.1 创建新文档19
3.1.1 在桌面上创建新文档19
3.1.2 在文件夹中创建新文档19
3.1.3 直接创建新文档20
3.1.4 快速新建空白文档20
3.1.5 根据模板新建文档21
3.2 保存和关闭文档21
3.2.1 文档的保存21
3.2.2 设置文档自动保存功能22
3.2.3 关闭文档22
3.3 打开已存文档23
3.3.1 在Word中打开文档23
3.3.2 以副本方式打开文档23
3.4 文档的相互转换24
3.4.1 将文档转换为网页24
3.4.2 将文档转换为PDF和XPS文件25
3.5 Word中的视图25
3.5.1 页面视图25
3.5.2 阅读视图26
3.5.3 Web版式视图26
3.5.4 大纲视图26
3.5.5 草稿视图27
3.6 文档视图的操作27
3.6.1 显示和隐藏视图结构27
3.6.2 显示视图比例29
3.6.3 拆分窗口29
3.7 典型案例1创建字帖文档30
3.8 典型案例2保存字帖文档31
3.9 本章小结31
第4章 文档的编辑32
4.1 为文档输入内容32
4.1.1 输入普通文本32
4.1.2 输入各类符号33
4.1.3 输入公式34
4.2 编辑文档内容34
4.2.1 文本的选择34
4.2.2 删除和替换文本36
4.2.3 文本的移动36
4.2.4 使用剪贴板37
4.2.5 文本的复制37
4.2.6 撤销与恢复操作37
4.3 批注和修订文档38
4.3.1 使用批注38
4.3.2 修订文档39
4.3.3 接受或拒绝修订40
4.3.4 比较修订前后的文档40
4.4 提高文档安全性41
4.4.1 设置文档的编辑权限41
4.4.2 设置文档加密41
4.5 快速定位文档42
4.6 查找和替换42
4.6.1 文本的查找42
4.6.2 文本的替换44
4.7 典型案例1编辑辞职信文档45
4.8 典型案例2设置文档加密45
4.9 本章小结46
第5章 编辑文字和段落的格式47
5.1 设置文档的文字格式47
5.1.1 设置字体47
5.1.2 设置字号47
5.1.3 设置字体颜色48
5.1.4 设置字形49
5.1.5 调整字间距50
5.2 设置段落格式50
5.2.1 设置段落的对齐方式50
5.2.2 设置段落的缩进51
5.2.3 设置行间距和段间距52
5.2.4 换行和分页控制52
5.2.5 添加项目符号和编号53
5.3 特殊的中文排版54
5.3.1 文字竖排54
5.3.2 纵横混排55
5.3.3 合并字符56
5.3.4 双行合一56
5.3.5 首字下沉57
5.3.6 中文注音58
5.3.7 设置和使用制表位58
5.4 应用样式60
5.4.1 修改已有的样式60
5.4.2 创建样式61
5.4.3 管理样式61
5.4.4 删除样式63
5.5 典型案例1唐诗排版63
5.6 典型案例2排版通知文件65
5.7 本章小结68
第6章 文档的编排69
6.1 文档的页面设置69
6.1.1 设置纸张的大小69
6.1.2 设置纸张的方向69
6.1.3 页边距70
6.2 文档的分栏设置70
6.2.1 创建分栏71
6.2.2 设置栏宽和分隔线71
6.2.3 使用分栏符71
6.3 设置文档的分页和分节72
6.3.1 设置文档的分页72
6.3.2 设置文档的分节72
6.4 编辑文档的边框和底纹73
6.4.1 为页面添加边框73
6.4.2 为文字添加边框73
6.4.3 为文字添加底纹74
6.5 设置页面背景75
6.5.1 使用纯色背景75
6.5.2 使用渐变色填充背景75
6.5.3 添加水印76
6.6 特殊文档的创建77
6.6.1 创建稿纸格式的文档77
6.6.2 创建封面77
6.6.3 批量制作信封78
6.6.4 设计名片80
6.7 典型案例1为朗诵稿进行编排81
6.8 典型案例2编排并设置文章封面83
6.9 本章小结87
第7章 图形和表格的合理安排88
7.1 在文档中插入图片88
7.1.1 插入来自文件的图片88
7.1.2 插入链接图片89
7.1.3 插入屏幕截图90
7.1.4 调整图片的位置90
7.1.5 调整大小、旋转和裁剪图片91
7.1.6 调整图片的色彩93
7.1.7 设置图片的阴影效果95
7.1.8 设置图片的边框96
7.1.9 设置图片的环绕方式96
7.1.10 设置图片的排列98
7.2 在文档中插入形状98
7.2.1 绘制形状99
7.2.2 设置形状格式99
7.2.3 形状的阴影效果100
7.2.4 形状的三维效果100
7.2.5 形状的排列100
7.2.6 形状的组合101
7.3 使用SmartArt图形102
7.3.1 插入SmartArt图形102
7.3.2 更改SmartArt的布局、样式
和颜色103
7.4 表格的使用104
7.4.1 创建表格104
7.4.2 编辑表格107
7.4.3 修改表格布局108
7.4.4 设置表格的排序113
7.4.5 表格中的数学计算113
7.4.6 修改表格设计115
7.5 典型案例1制作简历模板116
7.6 典型案例2制作使用说明121
7.7 本章小结125
第8章 页眉、页脚和目录的创建与生成126
8.1 文档的页眉页脚126
8.1.1 插入库中的页眉和页脚126
8.1.2 编辑页眉页脚127
8.2 插入页码128
8.3 生成目录128
8.3.1 设置标题级别129
8.3.2 添加目录129
8.3.3 更新目录130
8.4 典型案例1制作页眉和页脚130
8.5 典型案例2添加目录133
8.6 本章小结134
第9章 Word的其他设置和打印输出135
9.1 设置题注和索引135
9.1.1 插入题注135
9.1.2 插入表目录135
9.1.3 交叉引用136
9.1.4 创建索引137
9.1.5 插入书签138
9.2 数据文档和邮件合并140
9.2.1 数据文件格式140
9.2.2 输入新列表140
9.2.3 选择数据文件类型141
9.2.4 组合数据文档141
9.3 设置文档的打印144
9.3.1 打印选项144
9.3.2 打印输出144
9.4 典型案例1打印输出个人简历
模板145
9.5 典型案例2使用向导设置邮件
合并146
9.6 本章小结147
Excel篇
第10章 使用工作簿和工作表151
10.1 Excel的用途151
10.2 了解工作簿和工作表151
10.3 在工作表中导航151
10.3.1 使用键盘导航152
10.3.2 使用鼠标导航152
10.4 Excel的功能区选项卡简介152
10.4.1 功能区选项卡152
10.4.2 上下文选项卡153
10.5 创建Excel工作表153
10.5.1 创建工作表153
10.5.2 文本、数值数据的输入154
10.5.3 改变数字格式155
10.5.4 设置工作表的外观156
10.5.5 存储工作簿157
10.6 典型案例创建学生档案表157
10.7 本章小结159
第11章 输入和编辑工作表数据160
11.1 数据类型160
11.1.1 数值160
11.1.2 文本160
11.1.3 公式160
11.2 在工作表中输入文本和值160
11.3 在工作表中输入日期和时间161
11.3.1 输入日期161
11.3.2 输入时间161
11.4 修改单元格内容161
11.4.1 清除单元格内容161
11.4.2 替换单元格内容162
11.4.3 编辑单元格内容162
11.4.4 一些方便的数据输入技巧162
11.5 应用数字格式164
11.5.1 使用自动数字格式165
11.5.2 使用功能区设置数字格式165
11.5.3 使用设置单元格格式对话框
设置数字格式165
11.6 典型案例1茶品销量统计166
11.7 典型案例2家用电器销量统计168
11.8 本章小结169
第12章 工作表和单元格区域的操作170
12.1 工作表的基础知识170
12.1.1 使用Excel窗口170
12.1.2 激活工作表171
12.1.3 删除工作表171
12.1.4 命名工作表172
12.1.5 更改标签的颜色172
12.1.6 重新排列工作表172
12.1.7 隐藏显示工作表173
12.2 控制工作表视图173
12.2.1 缩放工作表173
12.2.2 多个窗口显示一个工作表174
12.2.3 并排比较工作表174
12.2.4 拆分窗口175
12.2.5 冻结窗格175
12.3 行和列的操作176
12.3.1 插入单元格176
12.3.2 删除单元格177
12.3.3 隐藏行和列177
12.3.4 改变行高和列宽177
12.4 选择单元格和单元格区域178
12.4.1 单元格区域的选择178
12.4.2 整行和整列的选择179
12.4.3 非连续单元格区域的选择179
12.4.4 多个工作表的单元格区域的
选择179
12.4.5 特殊类型单元格的选择180
12.4.6 通过索引选择单元格180
12.5 复制或移动单元格180
12.5.1 使用功能区命令复制180
12.5.2 使用快捷键复制内容181
12.5.3 使用拖动方法来复制或移动181
12.5.4 使用Office剪贴板进行粘贴181
12.6 通过名称使用单元格区域182
12.6.1 在工作簿中创建区域名称182
12.6.2 管理名称183
12.7 单元格批注183
12.7.1 添加单元格批注183
12.7.2 设置批注格式184
12.8 典型案例1合并和修改电器销量
工作表184
12.9 典型案例2整理学习成绩数据187
12.10 本章小结190
第13章 公式和函数191
13.1 输入和复制公式191
13.1.1 输入公式191
13.1.2 复制公式192
13.2 审核公式193
13.2.1 使用监视窗口193
13.2.2 检查公式错误193
13.2.3 使用公式求值194
13.2.4 追踪单元格195
13.3 使用函数计算196
13.3.1 在公式中插入函数196
13.3.2 使用函数栏输入197
13.3.3 使用公式记忆输入功能198
13.3.4 自动计算199
13.4 在公式中使用单元格引用200
13.4.1 使用相对、绝对和混合引用200
13.4.2 更改引用类型201
13.5 在表格中使用公式202
13.5.1 汇总表格中的数据202
13.5.2 在表格中使用公式202
13.6 典型案例1新鞋入库表的统计203
13.7 典型案例2整理上半年销售记录
数据205
13.8 本章小结208
第14章 分析和管理数据209
14.1 数据的排序209
14.1.1 单列排序209
14.1.2 多行或多列排序209
14.1.3 自定义排序210
14.2 数据的筛选211
14.2.1 使用自动筛选211
14.2.2 自定义筛选212
14.2.3 使用切片筛选213
14.2.4 高级筛选213
14.3 创建分类总汇215
14.3.1 创建简单汇总215
14.3.2 嵌套分类汇总216
14.4 使用数据分析工具217
14.4.1 使用模拟运算表217
14.4.2 使用单变量求解218
14.4.3 使用方案管理器219
14.5 典型案例1排序与汇总培训数据221
14.6 典型案例2赠品价格单数据筛选223
14.7 本章小结224
第15章 使用图形和图表展示数据225
15.1 设计动态图表225
15.1.1 使用迷你图表现数据225
15.1.2 使用数据条表现数据226
15.1.3使用图标集表现数据227
15.2 图表数据227
15.2.1 创建图表228
15.2.2 设置图表元素布局228
15.2.3 更改图表类型229
15.2.4 设置图表格式230
15.2.5 更改图表源数据230
15.3 数据透视表232
15.3.1 创建数据透视表232
15.3.2 设计数据透视表234
15.4 典型案例1为年销售统计设置图表
和图形235
15.5 典型案例2为生产总值设置图表236
15.6 本章小结240
第16章 工作表的打印241
16.1 页面设置241
16.1.1 设置页边距241
16.1.2 设置打印区域241
16.1.3 使用页面设置242
16.2 打印设置243
16.3 典型案例设置年销售统计的打印244
16.4 本章小结245
PowerPoint篇
第17章 创建演示文稿、幻灯片和文本249
17.1 创建新的演示文稿249
17.1.1 创建空白演示文稿249
17.1.2 根据模板创建演示文稿249
17.2 保存演示文稿250
17.3 关闭与打开演示文稿251
17.3.1 关闭演示文稿251
17.3.2 打开演示文稿251
17.4 幻灯片的基本操作252
17.4.1 创建新的幻灯片252
17.4.2 选择幻灯片253
17.4.3 删除幻灯片254
17.4.4 重新排列幻灯片254
17.5 在幻灯片中输入文字254
17.5.1 使用占位符254
17.5.2 手动创建文本框255
17.5.3 选择文本框256
17.5.4 调整文本框的大小256
17.6 设置母版与幻灯片版式257
17.7 典型案例1创建会议演示文稿258
17.8 典型案例2创建生日演示文稿261
17.9 本章小结263
第18章 添加丰富的幻灯片内容264
18.1 使用表格和图表264
18.1.1 创建表格264
18.1.2 插入图表265
18.2 使用形状266
18.2.1 绘制形状266
18.2.2 形状样式的设置267
18.2.3 向形状中添加文本267
18.2.4 形状的位置268
18.2.5 组合形状268
18.2.6 合并形状268
18.3 添加SmartArt图形270
18.3.1 创建SmartArt图形270
18.3.2 设计SmartArt 图形270
18.3.3 设置SmartArt的格式272
18.4 插入并编辑图片272
18.4.1 插入图片272
18.4.2 调整图片273
18.5 使用声音274
18.5.1 PC机上的音频274
18.5.2 录制音频275
18.5.3 设置预览声音播放276
18.5.4 剪裁音频276
18.5.5 在放映期间播放音乐276
18.6 使用视频277
18.7 典型案例1秋季运动会演示文稿277
18.8 典型案例2八月旅游路线演示
文稿281
18.9 本章小结285
第19章 让幻灯片内容动起来286
19.1 设置切换286
19.1.1 设置切换动画286
19.1.2 设置切换的声音286
19.1.3 设置切换速度288
19.1.4 全部应用切换288
19.2 添加动画288
19.2.1 设置进入动画288
19.2.2 设置强调动画289
19.2.3 设置退出效果290
19.2.4 自定义物件的运动轨迹290
19.2.5 重新排列动画效果291
19.3 设置幻灯片的交互动作292
19.3.1 为对象创建链接292
19.3.2 为对象添加动作按钮293
19.4 典型案例1设置八月旅游路线演示
文稿切换和动画294
19.5 典型案例2设置秋季运动会演示
文稿的切换和动画298
19.6 本章小结300
第20章 演示文稿的放映301
20.1 演示文稿放映前的准备301
20.1.1 放映幻灯片301
20.1.2 结束放映301
20.1.3 设置放映方式301
20.1.4 幻灯片的显示与隐藏302
20.1.5 自定义幻灯片放映303
20.1.6 添加排练计时304
20.2 控制演示文稿放映过程304
20.2.1 启动幻灯片放映304
20.2.2 控制幻灯片跳转305
20.3 典型案例1创建相册并放映305
20.4 典型案例2排练放映时间308
20.5 本章小结308
第21章 演示文稿的备份、分享与打印309
21.1 备份演示文稿309
21.1.1 录制演示文稿放映过程309
21.1.2 将演示文稿转换为视频310
21.1.3 将演示文稿转换为PDF文件311
21.1.4 将演示文稿转换为讲义311
21.2 分享演示文稿312
21.3 打印演示文稿312
21.4 典型案例导出并打印旅游路线演示
文稿314
21.5 本章小结315
Access篇
第22章 建立数据库319
22.1 数据库的概述319
22.2 创建数据库319
22.2.1 利用模板创建数据库319
22.2.2 创建空数据库320
22.3 表320
22.4 设置字段属性321
22.4.1 重命名字段321
22.4.2 设置数据类型322
22.4.3 输入字段说明322
22.4.4 设置字段的其他属性323
22.4.5 完成表323
22.5 创建索引323
22.5.1 创建单字段索引323
22.5.2 创建多字段索引324
22.6 定义主键325
22.6.1 主键的类型325
22.6.2 设置或更改主键325
22.7 典型案例1汽修装配单价数据326
22.8 典型案例2文具入库数据328
22.9 本章小结329
第23章 数据表330
23.1 查看数据表330
23.2 操作数据表330
23.2.1 输入新记录330
23.2.2 保存记录331
23.2.3 字段数据类型与输入方法331
23.3 修改数据表331
23.3.1 修改记录331
23.3.2 添加新记录332
23.3.3 查找和替换333
23.3.4 删除记录334
23.4 格式化数据表335
23.4.1 改变行高和列宽335
23.4.2 隐藏列或显示被隐藏的列336
23.5 排序和筛选记录336
23.5.1 排序336
23.5.2 筛选记录337
23.6 创建查询339
23.6.1 使用简单查询向导创建单表
查询340
23.6.2 使用交叉表查询向导创建
交叉表查询341
23.7 汇总查询342
23.7.1 汇总查询的概述342
23.7.2 对所有记录执行汇总343
23.8 典型案例1创建并查询员工档案344
23.9 典型案例2查询员工资料347
23.10 本章小结348
第24章 窗体、报表和打印349
24.1 窗体349
24.1.1 创建新窗体349
24.1.2 创建导航窗体351
24.1.3 创建多项目窗体352
24.1.4 创建分割窗体352
24.1.5 创建数据表窗体352
24.1.6 保存窗体353
24.2 报表353
24.2.1 创建基本报表353
24.2.2 使用报表向导创建报表353
24.2.3 创建空报表355
24.3 设计报表356
24.3.1 格式化报表356
24.3.2 创建计算字段356
24.4 导入、导出数据358
24.4.1 导入数据359
24.4.2 导出数据361
24.5 打印报表361
24.6 典型案例1导入茶叶销售数据并创建
报表363
24.7 典型案例2创建家用电器销售报表
计算字段365
24.8 本章小结369
Outlook篇
第25章 使用邮件373
25.1 创建Outlook账户373
25.2 撰写和发送邮件375
25.2.1 快速撰写和发送375
25.2.2 邮件地址选项376
25.2.3 更改答复地址376
25.2.4 发送附件377
25.3 阅读和答复邮件378
25.3.1 阅读邮件378
25.3.2 答复和转发邮件379
25.4 接收邮件380
25.5 删除邮件380
25.6 典型案例1使用Outlook发送
邮件381
25.7 典型案例2发送草稿邮件并删除
邮件382
25.8 本章小结384
第26章 管理日常工作385
26.1 日历385
26.1.1 日历的基本操作385
26.1.2 约会387
26.1.3 安排会议388
26.1.4 取消会议389
26.2 联系人389
26.2.1 创建联系人390
26.2.2 查看联系人信息390
26.2.3 删除联系人391
26.2.4 查找联系人391
26.2.5 编辑联系人的名片392
26.3 任务393
26.3.1 创建任务393
26.3.2 打开任务394
26.3.3 删除任务394
26.3.4 分配任务394
26.4 日记395
26.4.1 创建日记条目395
26.4.2 打开日记条目396
26.5 便笺396
26.5.1 创建便笺396
26.5.2 打开便笺397
26.5.3 更改便笺的大小397
26.5.4 删除便笺397
26.6 典型案例1发送会议邮件397
26.7 典型案例2记录日常工作398
26.8 本章小结399
Publisher篇
第27章 Publisher出版物的制作403
27.1 使用模板创建出版物404
27.2 创建空白模板405
27.3 使用文本和图形405
27.3.1 在占位符中输入文本405
27.3.2 创建占位符和添加文本407
27.3.3 插入文本文件407
27.3.4 调整文本框的大小、自动排列和
链接408
27.3.5 设置文本格式410
27.3.6 插入图片文件410
27.3.7 设置图片格式411
27.3.8 添加图片效果412
27.3.9 绘制线条和形状412
27.4 使用表格412
27.4.1 输入和编辑表格数据413
27.4.2 使用表格格式413
27.5 添加特殊效果414
27.5.1 艺术型边框414
27.5.2 首字下沉415
27.5.3 艺术字416
27.5.4 文本格式和版式工具417
27.6 使用母版页417
27.6.1 创建母版页和页眉页脚417
27.6.2 应用母版页420
27.7 预览和发送电子邮件421
27.8 典型案例1制作电子邮件出版物422
27.9 典型案例2制作并打印菜单423
27.10 本章小结425
OneNote篇
第28章 OneNote笔记本429
28.1 OneNote概览429
28.2 创建笔记本430
28.3 创建分区430
28.4 创建页431
28.5 插入笔记432
28.5.1 普通笔记432
28.5.2 带标记的笔记432
28.5.3 额外的书写空间433
28.5.4 设置信息格式433
28.6 插入图片或文件433
28.7 在页面中撰写内容434
28.8 导出与发送文件435
28.9 典型案例制作婚礼备忘录435
28.10 本章小结436
综合实战篇
第29章 综合案例未来五年的销售
方案439
29.1 输入文本并设置样式439
29.2 插入表格443
29.3 插入页眉页脚445
29.4 设置表格样式446
29.5 插入SmartArt图形446
29.6 设置背景水印448
29.7 页面设置449
29.8 保存文档449
29.9 打印文档450
第30章 综合案例家长会演示文稿451
30.1 创建幻灯片451
30.2 设置转场效果455
30.3 设置动画456
30.4 设置链接458
30.5 制作工作簿459
30.6 链接数据表461
30.7 创建动作按钮462
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前言
Microsoft Office 2016是运行在Microsoft Windows操作系统中的一套办公套装软件。Microsoft Office 是一套由微软公司开发的办公软件，而且每一代都有多个版本，每个版本都可以根据使用者的实际需要，选择不同的组件。其中常用的有Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher和OneNote。本书全面、透彻地介绍了Microsoft Office 2016中的重要组件。掌握Office中各个组件的操作方法，能够全面提高工作效率。考虑到绝大多数初学者的实际情况，本书选取的都是实用内容，并在此基础上进行适当的拓展，以案例的形式为用户展现常用的工具、命令等，激发用户学习兴趣。相对于同类Office书籍，本书具有以下特色。完全自学：在本书的基础内容中穿插了常用的实战案例。从最基础的设置与操作入手，由浅入深、从易到难，可以让用户循序渐进地学到Office办公系列软件中的各种内容和知识。技术指导：在基础的案例中针对技术难点的提示和注意，不仅可以让用户充分掌握该版块中所讲的知识，还可以让用户在实际工作中遇到类似问题时不再犯相同的错误。速查手册：可以根据目录方便查到相应的参考内容，寻找相关内容和知识。适用广泛：本书内容全面、结构合理、图文并茂、案例丰富、讲解清晰，可以供初、中级用户使用，也可以作为大中专院校相关专业教材用书，还非常适合用户自学、查阅。本书共分为9篇30章，其主要内容介绍如下。Office篇分两章，其中，第1章介绍了初识中文版Office 2016，主要包括Office 2016中的重要组件，如何启动、关闭应用程序，并介绍了查找文件和获取帮助信息等内容。第2章介绍中文版Office 2016的程序界面，主要包括Office 2016的外观、浮动工具栏、功能区的设置等内容。Word篇分7章，其中，第3章介绍了初识Word 2016文档操作，主要包括创建新文档、保存和关闭文档、打开已存文档、文档的相互转换及Word中的视图和文档视图的基本操作等内容。第4章介绍了文档的编辑，主要包括为文档输入内容、编辑文档内容、批注和修订文档、提高文档安全性、快速定位文档以及查找和替换等内容。第5章介绍编辑文字和段落的格式，主要包括设置文档的文字格式、设置段落格式、特殊的中文排版、应用样式等操作。第6章介绍文档的编排，主要包括文档的页面设置、分栏设置、分页和分节、边框和底纹、页面背景和特殊文档的创建等内容。第7章介绍图形和表格的合理安排，主要包括在文档中插入图片、形状、SmartArt图形、表格的使用等内容。第8章介绍页眉、页脚和目录的创建与生成，主要包括文档的页眉页脚、插入页码、生成目录等内容。第9章介绍Word的其他设置和打印输出，主要介绍设置题注和索引、数据文档和邮件合并、设置文档的打印等内容。Excel篇分7章，其中，第10章介绍使用工作簿和工作表，主要包括Excel的用途、了解工作簿和工作表、在工作表中导航、Excel的功能区选项卡简介、创建Excel工作表等内容。第11章介绍输入和编辑工作表数据，主要包括数据类型、在工作表中输入文本和值、在工作表中输入日期和时间、修改单元格内容、应用数字格式等内容。第12章介绍工作表和单元格区域的操作，主要包括工作表的基础知识、控制工作表视图、行和列的操作、选择单元格和单元格区域、复制或移动单元格、通过名称使用单元格区域和单元格批注等内容。第13章介绍公式和函数，主要包括输入公式、审核公式、使用函数计算、在公式中使用单元格引用、在表格中使用公式等内容。第14章介绍分析和管理数据，主要包括数据的排序、数据的筛选、创建分类总汇、使用数据分析工具等内容。第15章介绍使用图形和图表展示数据，主要包括设计动态图表、图表数据、数据透视表等内容。第16章介绍工作表的打印，主要包括页面设置、打印设置等内容。PowerPoint篇分5章，其中，第17章介绍创建演示文稿、幻灯片和文本，主要包括创建新的演示文稿、保存演示文稿、关闭与打开演示文稿、幻灯片的基本操作、在幻灯片中输入文字、设置母版与幻灯片版式等内容。第18章介绍添加丰富的幻灯片内容，主要包括使用表格和图表、使用形状、添加SmartArt图形、插入并编辑图片、使用声音、使用视频等内容。第19章介绍让幻灯片内容动起来，主要介绍设置切换、添加动画、设置幻灯片的交互动作等内容。第20章介绍演示文稿的放映，主要包括演示文稿放映前的准备、控制演示文稿放映过程等内容。第21章介绍演示文稿的备份、分享与打印，主要包括备份演示文稿、分享演示文稿、打印演示文稿等内容。Access篇分3章，其中，第22章介绍建立数据库，主要包括数据库的概述、创建数据库、表、设置字段属性、创建索引、定义主键等内容。第23章介绍数据表，主要包括如何查看数据表、操作数据表、修改数据表、格式化数据表、排序和筛选记录、创建查询和汇总查询等内容。第24章介绍窗体、报表和打印，主要包括窗体、报表、设计报表、导入和导出数据、打印报表等内容。Outlook篇分两章，其中，第25章介绍使用邮件，主要包括创建Outlook账户、撰写和发送邮件、阅读和答复邮件、接收邮件、删除邮件等内容。第26章介绍管理日常工作，主要包括日历、联系人、任务、日记、便笺等内容。Publisher篇介绍了Publisher 2016出版物的制作，主要包括使用模板创建出版物、创建空白模板、使用文本和图形、使用表格、添加特殊效果、使用母版页、预览和发送电子邮件等内容。OneNote篇介绍了OneNote笔记本，主要包括OneNote概览、创建笔记本、创建分区、创建页、插入笔记、插入图片或文件、在页面中撰写内容、导出与发送等内容。综合实战篇分两章，分别通过未来3年的销售方案和家长会演示两个大型案例进行综合演练。本书为用户提供了超值的立体化教学资源包，含高清视频教学、案例素材与效果文件等内容，通过扫二维码进行学习和使用。本书由甘肃民族师范学院的刘文香老师编著，其他参与编写的人员还有崔会静、冯常伟、耿丽丽、霍伟伟、王宝娜、王冰峰、王金兰、尹庆栋、张才祥、张中耀、赵岩、王兰芳、王芳、冯娟、韩文文、韩林、赵岩、张金忠、王娟等，在此表示感谢。由于编者水平有限，书中难免有不足和疏漏之处，恳请读者批评指正。 编 者
Microsoft Office 2016官方正式版本于2015年9月23日正式发布，这是微软公司发布的全新Office办公软件，相比之前的Office 2013的变化不是特别大，界面和功能都是微调整，因此属于一次进化版本。Office 2016和Windows 10的发布时间距离不远，所以这两款软件配合使用起来应该会非常方便、灵活、得心应手。第1章初识中文版Office 2016Microsoft Office 2016提供了一组非常全面的应用程序，其中的每个应用程序都是针对特定的工作设计的，是完成相应任务的最佳工具。本章将简要介绍Office 2016中包含的各个应用程序，并讲解在开始使用这些应用程序时需要掌握的技能。1.1 初识Office 2016应用程序Microsoft Office提供的应用程序可满足特定的工作和应用任务。在后文将介绍使用哪种Office应用程序可以创建文本文档、操作数字、展示想法，甚至与他人沟通。Microsoft公司提供了不同版本的Office软件套装，包括家庭学生版、家庭商务版和专业零售版。另外，Office 365订阅服务的一些计划将包含Office软件不同版本的许可副本，包括Professional Plus版本，其版本随订阅的不同而不同。每个版本中包含的Office程序组件都不相同，但所有版本都包含Word、Excel和PowerPoint。因此，用户安装的Office版本中可能没有包含本章或后续章节中介绍的某些程序。本书主要介绍Office 2016专业版中的Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher和OneNote应用程序。1.1.1 Word在Office 2016中，Word可以实现实时的多人合作编辑，合作编辑过程中，其他人输入的内容能够实时地显示出来。一直以来，Word都是最流行的字处理程序。作为Office套件的核心应用程序之一，Word提供了许多便于使用的文档创建工具，同时，也提供了丰富的功能集，用于创建复杂的文档。哪怕Word只应用一点文本格式化和一幅图片，也可以使简单的文档变得比只使用纯文本更具有吸引力，如图1-1所示。
图1-1Word并不是只能使文档变得美观，它提供的功能还可以方便地增强文档文本，并创建出页眉、页码、注释和公式符号等复杂元素。在后续章节中将详细讨论Word的强大功能，其中包括以下4种功能。模板：模板就是起始文档，提供了文档设计和文本格式等。样式：通过设置提供的文本的应用格式设定组合，可将这种格式保存为一种样式，以便以后或其他文本应用此样式。表格：添加表格后，可以通过行和列组合成网格，并组织网格文本，对这些文本应用整洁且漂亮的格式。图片：可以在文档中添加各种类型的图片，使用SmartArt功能创建如图1-2所示的SmartArt的某些布局，甚至允许插入图片。
图1-2
1.1.2 ExcelExcel是微软公司的办公软件Office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的计算机而编写和运行的一款试算表软件。Excel是微软办公套装软件的一个重要组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计、分析和辅助决策操作，广泛应用于管理、统计、财经、金融等众多领域。在Excel 2016中，通过创建公式来指定计算的值和计算中使用的数学运算符，可以完成计算。Excel还提供了函数，即用来执行较复杂计算的预设公式。Excel不只提供了帮助创建公式和检查公式错误的工具，还提供了许多数据格式化选项，可以使数据更专业、更便于读取。本书后面的章节会详细介绍Excel核心知识，其中包括以下5种功能。工作表：在每个文件中，可以在多个工作表之间划分和组织数据。范围：为工作表中一段连续的区域命名，然后就可以通过该名称选择区域，或者在公式中使用该命名，能节省许多时间。数值和日期值格式：可通过应用数值格式来告诉Excel如何显示某个单元格内容，例如显示多少位小数，是否包含百分号或钱币符号，还可以设置日期格式来显示数据。图表：通过在Excel中创建图表，可将数据转换为富有意义的图像。Excel提供了几十种图表类型、布局和格式，以最清晰的方式展示结果。专用数据格式：Excel提供了条件格式功能，可以根据选中单元格中的公式的结果或单元格内容对其应用特定的格式，如图1-3所示。
图1-31.1.3 PowerPointPowerPoint是一种幻灯片制作和播放工具，使用它制作的演示文稿，可用于学术交流、产品展示、工作汇报、情况介绍等。如图1-4所示为创建的PowerPoint幻灯片。通过这种幻灯片的方式，可将要传达的消息划分成更便于受众理解的信息块。
图1-4本书后面的章节中将介绍如何创建基本的演示文稿结构，如何在幻灯片中添加信息，以及如何使用PowerPoint的其他功能来增强效果，其中包括以下4种功能。布局、主体和母版：PowerPoint的这些功能控制着幻灯片中显示的内容、这些内容的编排方式以及所有幻灯片的外观，可快速地重新设计幻灯片或整个演示文稿。表格和图表：类似于Word和Excel，PowerPoint允许通过行和列组成的网格安排信息，获得整洁美观的效果。另外，PowerPoint可使用Excel来显示图表数据，所以在Excel中学习的图表技能有助于在PowerPoint中更便捷地使用图表。动画和切换：在幻灯片中显示文本或其他项时，可以使它们以特殊方式显示。除了给对象应用动画效果外，还可以应用切换效果，使整个幻灯片以特殊方式显示和消失，例如溶解和擦除。实时演示：PowerPoint提供了几种不同的方法来自定义和控制演示文稿在屏幕上放映时的外观。在本书后面的章节中，用户可以看到以上讲述的各种功能和效果。1.1.4 AccessAccess是Office系列软件中用来专门管理数据库的应用软件。所谓数据库，是指经过组织的、关于特定主题或对象的信息集合。数据库管理系统分为两类，即文件数据库管理系统和关系型数据库管理系统。Access应用程序就是一种功能强大且使用方便的关系型数据库管理系统，一般也称关系型数据库管理软件。它可运行于各种Windows系统环境中，由于它继承了Windows的特性，不仅易于使用，而且界面友好，如今在世界各地广泛流行。它并不需要数据库管理者具有专业的程序设计水平，任何非专业的用户都可以使用其创建功能强大的数据库管理系统。Access 2016的基本界面如图1-5所示。在后面章节中将介绍Access数据库的使用。
图1-51.1.5 OutlookOutlook也是Office套装软件的组件之一。Outlook的功能有很多，可以用其收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务，具体的介绍和详细操作将在后面的章节中给出。如图1-6所示为Outlook的基本界面。
图1-61.1.6 PublisherOffice套装软件中的Publisher是微软公司发行的桌面出版应用软件。它常被人们认为是一款入门级的桌面出版应用软件，能够提供比Word更加强大的页面元素控制功能，设计宣传册或海报时可以选用它来进行辅助，但比起专业的页面布局软件，还略逊一筹。如图1-7所示为Publisher的基本界面。
图1-7
文档和出版物之间的界限常常十分模糊，一般可以认为文档是使用家中或办公室中的个人打印机打印出来的东西，而出版物通常是专业打印的结果。例如，一般都不会使用Word来设计要进行专业打印的宣传册，因为许多打印要求更详细的页面设置和设计功能，此时使用Publisher可以满足要求。1.1.7 OneNoteOneNote是一套自由形式信息获取以及多用户协作工具。OneNote常用于笔记本或台式机，但更适合用于支持手写笔操作的平板电脑，在这类设备上可使用触笔、声音或视频创建笔记，比单纯使用键盘更方便。OneNote可以作为一种电子剪贴簿，用来记录与具体活动或项目有关的笔记、参考资料和文件。当需要用到某个主体或特定项目相关的材料时，可以直接翻到与其相对应的笔记本选项卡。如图1-8所示为初次运行OneNote的基本界面。在后面的章节中将对OneNote进行详细介绍。
图1-81.2 启动应用程序启动某个Office的应用程序时，程序及其工具将加载到计算机的内存中以供使用。下面将介绍Office 2016安装在Windows操作系统中之后，如何运行Office软件，具体的操作步骤如下。01 单击桌面左下角的Windows图标，弹出开始菜单。02 选择所有程序命令，进入所有程序菜单。03 选择Microsoft Office，在子菜单中可以选择需要的应用程序；只要确定安装成功，就可以在所有程序子菜单中找到。1.3 关闭应用程序一些Office的应用程序允许在任意时刻打开多个文件。所以，必须关闭所有文件后，才能关闭应用程序。关闭应用程序的方法有以下3种。方法一：按Alt F4快捷键，对应用程序中每个打开的文件重复这个操作。方法二：选择程序左上角的文件菜单，然后从中选择关闭命令，对应用程序中每个打开的文件重复这个操作。方法三：单击文件右上角的关闭按钮，表明希望关闭程序，对应用程序中每个打开的文件重复这个操作。如果看到如图1-9所示的对话框，说明还没有保存对文档所做的修改。单击保存按钮以保存修改。
图1-91.4 查找文件在计算机的硬盘上进行搜索来查找所需的文件，会浪费很多宝贵的时间。使用Office应用程序的打开对话框可以搜索文件。打开创建的某个文件的应用程序，其具体操作步骤如下。01 选择文件|打开命令，显示如图1-10所示的面板。
图1-1002 在面板中单击浏览按钮，弹出打开对话框，在该对话框中可以单击左侧列表中的计算机，如图1-11所示。图1-1103 在右上角的搜索文档文本框中输入文档名称，即可查找出相应的文件和文件夹，如图1-12所示。
图1-1204 搜索到文档后并将其选择，单击打开按钮，即可打开搜索到的文档。如果希望在Office应用程序的外部搜索，可以按键盘上的Windows F快捷键，即可弹出搜索面板，输入相应的名称后按Enter键，即可搜索相应的文件名称，搜索的结果将在视口中显示。1.5 获取帮助信息有些程序的用法可能不容易立刻明白，而且因为Microsoft Office 2016应用程序的界面经过重新设计，在尝试使用不熟悉的功能时，使用起来可能会感到困惑。如果身边没有一本书，可以求助另一种资源当前应用程序的帮助系统。在标题栏下方选项卡的后面有一个操作说明搜索栏，这也是Office 2016的新增功能，在其中输入需要查找的信息后按Enter键，出现帮助窗口，如图1-13所示。
图1-13也可以输入搜索信息，搜索相应内容，如图1-14所示。
图1-14
1.6 本章小结本章介绍了Microsoft Office 2016软件中包含的应用程序，后面的章节将对这些应用程序进行详细的讨论。本章除了介绍Office常用应用程序的功能外，还介绍了Office的启动和关闭应用程序。另外，还介绍如何查找需要的文件和如何获取帮助信息。通过对本章的学习，希望用户能够掌握Office中应用程序的常用功能。
第2章 中文版Office2016的程序界面Office 2016程序更新了部分工具，以帮助用户更高效地工作。Office 2016保留了2013版本中的绝大多数功能界面，其重要改进出现在各个应用程序的不同位置，用户即使已经了解功能区，也会在本书中发现Office的许多新东西。本章介绍在任何Office应用程序中需要执行的常用操作。2.1 Office 2016的外观最新的Office 2016办公套件是微软Office 365云服务的最新版本，它已经不仅仅是个单纯的办公软件了，同时更为强调现代办公与团队协作。用微软CEO的话来说，Office 2016的发布标志着Office已经从单纯的独立生产工具转变为相互连接的应用与服务。Office 2016全新的外观和内置的协作工具，可以帮助用户更快地创建和整理文档资料。用户也可以把文档保存到OneDrive中，这样从任何地方都可以访问。全新的Office 2016应用支持40种国际语言，但要求安装Windows 7或更高版本操作系统。运行Office 2016组件中的Word应用程序，界面如图2-1所示。
图2-1在图2-1中可以看到应用程序窗口的标题栏没有以前的三维外观，而有了平面的选项卡和可定制的Office背景图像。状态栏也是严格的二维外观，更便于阅读。在右上角处还显示了登录Office应用程序的Microsoft账户，以及已赋予该账户的图片。这表示，可以直接在该账户的OneDrive中保存和打开文档。如果想改变Office 2016的外观，其具体操作步骤如下。01 选择文件|帐户命令，弹出相应的面板，在Office主题下拉列表中可以选择和更换Office主题，其中默认的主题为彩色，如图2-2所示。
图2-202 如图2-3所示为选择Office的主题为深灰色。
图2-3下面介绍Office应用程序屏幕的几个元素，它们用于创建和改进文档。接下来主要讲述应用程序界面中可用的共有工具。2.1.1 标题栏应用程序窗口顶部的标题栏显示了当前文档和程序的名称。除了标识工作文档之外，标题栏还允许控制应用程序窗口的大小。双击标题栏会在最大化和还原状态之间进行切换。标题栏右端的3个应用程序按钮也允许操作窗口的大小。左边的最小化按钮会把应用程序窗口切换为Windows桌面任务栏上的一个按钮。中间的按钮在最大化和还原之间切换，其作用与双击标题栏相同。最后，最右端的关闭按钮，会关闭当前文档和应用程序。如果这是唯一打开的文档，按Alt F4快捷键也会关闭文档窗口。还可以右击标题栏，显示设置窗口大小的命令。如果窗口不是全屏的，则拖动窗口的边框可以重置窗口的大小。屏幕右上角有一个可单击的功能区显示选项按钮，用于查看和隐藏功能区。2.1.2 快速访问工具栏快速访问工具栏位于标题栏的左侧。在快速访问工具栏中，可以将用户常用的命令收集到一处便于访问的位置。在默认情况下，快速访问工具栏中有默认的3个命令按钮，即保存、撤销和重做，如图2-4所示。在当前的快速访问工具栏中，撤销按钮是不可用的灰色显示，除非执行了Word的一些操作，该按钮才可以使用。
图2-4单击快速访问工具栏右侧的自定义快速访问工具栏按钮，会打开一个下拉菜单，如图2-5所示。在该下拉菜单中，通过选中或取消选中命令来打开或关闭快速访问。选择其他命令命令可以访问所有的Word命令；通过选择在功能区上方显示或在功能区下方显示命令，可以确定快速访问工具栏是显示在功能区的上方还是下方。
图2-5可在功能区中的任意选项或工具上右击，在弹出的快捷菜单中选择添加到快速访问工具栏命令，如图2-6所示。即可将该命令添加到快速访问工具栏中，如图2-7所示。如果想将添加的工具从快速访问工具栏中删除，可以在工具上右击，在弹出的快捷菜单中选择从快速访问工具栏中删除命令，即可将添加的工具和命令在快速访问工具栏中删除。
图2-6
图2-72.1.3 文件选项卡所有Office应用程序的文件选项卡又称文件菜单与其他选项卡的行为都稍有不同，因为文件选项卡上的设置允许管理文件本身，而不是文件中的内容，更像是Office 2016和其他带有菜单界面的应用程序中的文件菜单。选择文件菜单，会显示所谓的Backstage视图。这个视图的内容随当前所选的命令而变化；最初有许多信息选项，如图2-8所示。这个屏幕允许浏览和添加文件属性，处理文档的保护、隐藏属性、文档问题和版本。
图2-8在文件菜单左边选择大多数命令包括信息新建打开保存另存为打印共享导出关闭帐户和选项，会使屏幕的右窗格显示该类别选项。例如，在Word Backstage中选择帐户，如图2-9所示，就会显示相应的帐户选项。
图2-92.1.4 功能区功能区位于标题栏的下方，设计目的是使用户能够在需要的时候从需要的地方找到需要的工具。选择功能区的一个选项卡，完成特定任务所需的工具就会显示出来。每个功能区选项卡都提供了包含相关命令的组。例如，在几个Office应用程序中，选择设计选项卡，会找到文件中的文档格式和页面背景命令。在Word和Excel中，选择布局选项卡，会找到设置整个文档的选项。大多数Office应用程序都包含视图选项卡，用于改变视图、查找其他屏幕设置等。选项卡提供命令按钮、设置的下拉菜单，以及其他格式化选项。在每个功能区选项卡中看到的内容取决于多个因素：屏幕分辨率、监视器的方向、当前窗口的大小以及是否使用Windows显示设置针对低分辨率进行调整等。因此，用户看到的界面可能与本书图示有所区别。如果屏幕设置为高分辨率，就可以一览开始选项卡的全貌。用户会看到功能区的整个开始选项卡，如图2-10所示。按Ctrl F1快捷键或单击功能区右下角的按钮，可以折叠或展开功能区。也可以双击功能区的一个选项卡来折叠和展开功能区。要查看功能区上某选项卡的控件或按钮有什么作用，只需把鼠标指针移到其上面，此时会弹出屏幕提示，其中包含该工具的描述信息，如图2-11所示。在开始选项卡的底部有剪贴板字体段落样式等名称，这些标签称之为命令组，在后面将称其为组。
图2-11除了默认的几个选项卡之外，Office还会根据文档中的当前操作显示与上下文相关的选项卡或子选项卡，如图2-12所示插入了图形之后显示的格式和设计选项卡，这些选项卡被称为上下文选项卡。对于这些上下文选项卡来说要取消它们，只要在其相关对象之外的某处单击即可。在功能区中每个命令基本都会有相应的快捷键，在Office中一些用户把键盘快捷键称为热键。在不需要时，键盘快捷键是隐藏的。按键盘上的Alt键，键盘快捷键就会显示出来，如图2-13所示。按下与要显示的功能区选项卡对应的键，系统就会自动执行其相应的命令。如果在屏幕上显示了快捷键后，决定不使用快捷键，只需要再次按Alt键，用鼠标单击空白区域，或按Esc键，就会从屏幕上删除快捷键。
图2-12按Alt 字母，选择某个功能区的选项卡后，可以按Tab键或Shift Tab键，在该选项卡的命令中前后移动。突出显示要使用的命令后，按空格键或Enter键即可。2.1.5 库和实时预览在Office应用程序中，库是由格式结果或预先格式化的文档部分组成的集合。在Word中，基本上每组格式结果或文档部分都可以称之为库，但应用程序本身不使用库表示每个功能集。一些功能集例如Word中的项目列表，可成为库，选择颜色的下拉列表也可以成为颜色选择器。Word中的库包括文档样式、主题、页眉、页脚、页面颜色、表格、艺术字、公式和符号等。其他Office应用程序包含有自己的库，例如PowerPoint中的切换效果和动画库。大多数情况下，单击按钮或下拉箭头，会打开一个库，再单击库选项，会将其应用到选中的文本或对象上。库经常与实时预览功能结合起来。实时预览功能将突出显示的库选项临时应用到当前文档中选中的部分，用户不需要实际应用格式，就能立即看到结果，如图2-14所示。当鼠标指针在不同的库选项之间移动时，文档中选中部分的格式会立即随之发生变化。
图2-14并不是所有的库和格式选项都会产生实时预览，例如Word中页面布局选项卡中的页面设置和段落设置就不能产生实时预览效果，使用对话框时，也是无法看到实时预览的。许多对话框都提供了内部的预览面板，而没有Office的实时预览功能。2.1.6 工作区工作区是写文章的地方，就像一张白纸。工作区里有一个一闪一闪的竖线，称为插入点光标，它指示文字输入的位置。2.1.7 状态栏状态栏是位于Office应用程序窗口底部的一栏。在Word中，状态栏提供了当前文档的20多种可选信息。在任意Office应用程序中右击状态栏，可以提示其配置选项，如图2-15所示。除非在应用程序窗口中的其他位置单击，否则状态栏快捷菜单会一直显示在屏幕上，这样也意味着可以启用和禁用多个选项。Word的状态栏不仅会持续更新统计数字，当选择一段文本时，在状态栏左侧它还会显示选中的数字。在其他Office应用程序中，状态栏提供了类似的功能。例如，如果在Excel中选择带数字的一个单元格区域，状态栏默认会显示这些数字的和。在PowerPoint中，状态栏会显示、隐藏要点和备注。
图2-152.2 浮动工具栏一些Office应用程序中的另一个功能是浮动工具栏。浮动工具栏包含一组格式化工具，在第一次选中文本时显示。浮动工具栏并不进行上下文关联，它始终包含一组相同的格式化工具。图形和其他非文本对象没有浮动工具栏。首次选中文本时，浮动工具栏会显示在鼠标指针的右上方，如图2-16所示。如果把鼠标指针移离选项，浮动工具栏就会消失。
图2-16如果认为浮动工具栏妨碍了自己的工作，可以将其关闭。但即使关闭了浮动工具栏，也仍可以右击当前所选文本来显示它。如果要关闭浮动工具栏，首先选择功能区上的文件选项卡，再选择选项选项，弹出相应的对话框，在左侧的列表框中选择常规选项，在右侧的用户界面选项选项组中取消选中选择时显示浮动工具栏复选框，单击确定按钮，应用所做的修改。
2.3 功能区的设置用户可以选择是否在视图中显示功能区，而不是在读取模式下显示。如图2-17所示为显示了功能区显示选项按钮，它在Office应用程序的某些工作视图下可见，单击其会打开控制功能区显示的选项。
图2-172.3.1 自动隐藏功能区选择自动隐藏功能区选项，将完全隐藏功能区，在屏幕的右上角仅显示3个点，单击3个点按钮，将在此临时显示功能区，单击文档内部时，功能区又将自动隐藏起来。2.3.2 显示选项卡选择显示选项卡选项，将功能区折叠为一行选项卡名称。单击该选项卡，将显示其命令。2.3.3 显示选项卡和命令选择显示选项卡和命令选项，会恢复功能区的正常功能。用户可以按Ctrl F1快捷键，或者单击功能区右下角的箭头按钮，将折叠或展开功能区。双击功能区的选项卡，将折叠或展开整个功能区。折叠功能区时，可单击一次任意选项卡，使功能区临时显示出来。此时，右下角有一个带箭头的图钉工具按钮，单击该按钮会展开功能区，使其显示在屏幕上。2.3.4 向功能区添加命令按钮有时为了方便快速使用常用工具，可以将自己常用的工具放置到一个选项卡中，以Word为例，具体操作步骤如下。01 在功能区的空白区域右击，在弹出的快捷菜单中选择自定义功能区命令，或选择文件|选项命令，打开Word选项对话框，从左侧的列表框中选择自定义功能区选项，如图2-18所示。
图2-1802 在右侧的自定义功能区和键盘快捷键窗格中，单击新建选项卡按钮，可以新建一个常用的选项卡。选择新建的选项卡，单击重命名按钮，即可对选项卡重新命名，如图2-19所示。
图2-1903 将左侧列表框中的常用命令通过单击添加按钮添加到右侧新建的选项卡中，如图2-20所示。
图2-2004 单击确定按钮后，添加的常用命令显示在选项卡中，如图2-21所示。
图2-21除此之外，还可以添加组，将新建的选项卡根据分类整理到不同的组中。2.4 典型案例添加快速访问工具在2.1.2节中已经介绍了快速访问工具栏，下面以Word为例介绍如何为快速访问工具栏添加常用工具，具体操作步骤如下。01 选择文件|选项命令，打开Word选项对话框，从左侧列表框中选择快速访问工具栏选项，在右侧显示出快速访问工具栏的选项，如图2-22所示。02 在常用命令列表框中有常用的命令，选择需要添加到快速访问工具栏中的命令，单击添加按钮，将其添加到右侧的列表框中，如图2-23所示。03 单击确定按钮，即可将添加的工具显示在快速访问工具栏中，如图2-24所示。
图2-22
图2-23
图2-242.5 本章小结本章介绍了更新之后的Office 2016的外观，讲述了如何使用各种屏幕控件，包括标题栏、快速访问工具栏、文件选项卡、功能区、库和实时预览、工作区和状态栏等，简单讲述了浮动工具栏，并详细地了解如何显示、隐藏功能区，同时介绍了如何为功能区添加选项卡、组和命令、工具等，希望用户能够熟练掌握界面布局。
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