第2章 管理信息系统概述
导入案例【案例2-1】 一名销售主管的一天某公司销售主管李庆，经过两天的休息后，周一精神抖擞地准备去上班。他的住所与公司只有20分钟的步行路程，他喜欢步行上班，临出门前，他打开手机，立刻出现了定制的天气预报，说今天中午以后可能会下雨，于是他决定开车去公司。进入公司大门时，李庆习惯性地将自己的公司身份卡在门禁的打卡机上刷了一下。他进入公司的时间立刻被人力资源管理系统记录在案。进入办公室后，李庆立刻打开办公桌上的电脑。由于是周一，上午要召开公司业务汇报会，李庆首先进入销售管理系统，要求系统立刻将上一周的销售报表打印出来，然后查看电脑桌面上待处理的电子邮件，其中两份是外地代理商要求增加发货的信函。李庆立刻将它们转发给成品库主管，同时利用系统的短信发送功能通知成品库主管有邮件给他。此时上周的销售报表已经打印出来了，从中李庆立刻发现销售量比上一周下降了10%，于是他让系统列出了上周销售下降的代理商名单，看到销售量下降最多的就是要求增加发货的两个代理商，因此在去开会之前要求秘书拟定一份应对销售下降的报告。公司业务汇报会议后，公司生产经营副总经理召集了生产部、销售部和信息部等部门主管会议，讨论如何实现生产计划系统、销售系统、库房管理系统与采购系统的信息沟通问题。由于目前公司的销售系统便于销售人员在任何地方输入、查询客户资料和库存资料，可以很快汇总销售数据，已经能够满足销售部门的需要，因此李庆对将销售系统与其他系统的集成并不感兴趣。李庆回到办公室后，秘书已经将报告拟定好。李庆修改后，要求秘书将销售系统中的一些代理商资料及代理成本的分析添加进计划，并将报告制成明天公司专门讨论销售情况会议的幻灯片。下午，李庆与销售部的几个业务骨干接待了某管理咨询公司的专家，专家向大家演示了一套营销管理决策支持软件。该软件提供了一些可以支持广告决策的营销模式，选择新产品市场开发方法的模式及各种对销售情况进行分析的程序。大家对此很感兴趣，但是10万元的售价使他们不能立刻作出决定。李庆询问是否可以将软件留在公司试用，专家说可以，但是只能试用三个月。专家走后，李庆上网搜索了与公司产品有关的市场及竞争对手情况，将一些重要的信息摘录下来，准备明天讨论会使用，接着又看了一下当天的一些重要新闻和已经收盘的股市情况。下班后，在回家的路上，李庆去超市购买了一些食品和日常用品。结账时，POS机直接从商品的条形码上读取了价格数据，汇总后，李庆用长城卡结了账。案例思考1. 在李庆一天的工作、生活中，他遇到、使用了哪些管理信息系统？你能从这些系统的信息处理方式中分析出它们有哪些特点吗？请设想，如何对其中的一些系统进行改进，增加它们的功能。2. 你能否再举一些在日常生活和工作中所遇到的管理信息系统？2.1 管理信息系统的概念2.1.1 管理信息系统的产生与发展管理信息系统Management Information System，MIS是一门综合性、系统性的边缘学科，它是依赖于管理和技术科学的发展而形成的，依赖于计算机的发展而发展的。管理信息系统的概念最早起源于20世纪30年代，到了20世纪50年代，有人提出了管理依赖于信息和决策的概念。计算机应用于管理信息系统最早是从会计工作开始的。可以根据管理信息系统所使用的计算机的速度、存储容量和功能等指标来对其进行划分，这种划分方法就是通常人们所说的计算机的分代，在这里就不详细讨论了。有的研究者将管理信息系统的发展分为单数据处理阶段、数据综合处理阶段和网络系统阶段。本书将从系统功能也就是数据库的性质、产生的信息种类以及作用的决策模型等的角度来分，将管理信息系统的发展分为三个阶段。1. 电子数据处理系统阶段1954年，美国的通用电气公司安装了第一台计算机，主要用于商业数据的处理。这一事件标志最原始的电子数据处理系统的诞生，因此我们将其称为初级电子数据处理系统Electronic Data Processing System，EDPS阶段，此阶段大约经历了10年的时间。在这个阶段中，企业所运用的管理信息系统大部分是一些处理单项事务的子系统，系统中的计算机代替了人工，承担起某一个方面的、完备的数据处理任务，如核算工资、管理库存和编制报表等。这个时期公用的数据库技术还没有出现，所以计算机的处理对象都是相应的、具有单一内容的文件。初级管理信息系统的重点在于数据、数据流的存储和处理。随着系统中的计算机功能逐渐增强，开始将数据处理的任务综合集成起来。计算机所处理的对象已不仅像原先那样单一了，它们大多数可以处理两个以上的数据文件，当然这些文件的内容仍是一些业务数据。这时的系统已经涉及一些决策模型，但是经计算机处理所产生的报表还是主要提供给基层使用。我们称这个阶段为高级电子数据处理阶段。2. 管理信息系统阶段在20世纪60年代中期，由于计算机数据处理系统的广泛应用，工资计算、应收账款统计和库存控制等过程都已经实现了自动化。因此，人们已经不满足于只把计算机用于数据处理的工作，企业试图依靠计算机的强大功能对运作过程中的大量信息进行管理，管理信息系统应运而生。管理信息系统仍是以计算机为中心，采用分散管理和集中服务的形式，它与电子数据处理系统最大的不同之处就在于，其具有系统的功能和数据库技术，从以事务处理为主逐渐转向以管理控制为主。系统中普遍采用了决策模型，但是一般只作为程序的一部分，并没有完全分离出来成为一个独立的部分。管理信息系统可以向企业的中、高层定期提供经过处理的报表，也可以为某一个专题提供报表结果。从20世纪60年代中期到20世纪70年代中期大约10年的时间内，管理信息系统在商业和企业事务管理中大行其道，应用十分广泛。然而，由于人们对MIS寄予了过高的期望，无形中夸大了它的实际功能，大家甚至单纯地认为，只要通过简单的键盘操作，就能够了解企业运营情况、制订生产计划以及指挥当天工作等。实际上，虽然管理者从MIS中得到了许多数据，但却没有办法将其转变为管理者直接应用的信息，更谈不上用于指导决策。3. 决策支持系统Decision Support System，DSS阶段进入20世纪80年代以后，人们开始清醒地认识到之前的管理信息系统不能用于辅助决策的弊端。为了弥补这方面的不足，人们充分地利用信息来提高人的管理能力，开发出决策支持系统。与传统的MIS相比，它主要有以下一些特点。1决策支持系统综合利用内部数据和外部数据，能够全面地提供符合各种要求、各种细度的信息。2它应用数学方法和各种模型来辅助决策。3它能够将计算机所提供的信息和主管人员的判断有机地结合在一起，便于人们做出有效的决定。4它具有一定的预测能力，可以帮助管理人员掌握事物发展的未来动态。5它具有实时性，能够根据条件的变化迅速做出反应，及时地为组织的决策提供信息支持。同时，DSS本身还具有学习进化的能力，随着管理人员对工作认识的不断加深，系统本身也会做出相应的调整以适应管理者的需要。 知 识 拓 展传统的管理信息系统MIS并没有给企业带来巨大的效益，让人在管理中的积极性得以发挥。随着人们对信息处理规律认识的提高，面对不断变化的环境需求，要求更高层次的系统来直接支持决策。20世纪70年代中期由美国麻省理工学院米切尔S. 斯科特Michael S. Scott和彼德G. W. 基恩Peter G. W. Keen首次提出了决策支持系统一词，标志着利用计算机和信息支持决策的研究与应用进入了一个新的阶段，并形成了决策支持系统新学科。决策支持系统是辅助决策者通过数据、模型和知识，以人机交互方式进行半结构化或非结构化决策的计算机应用系统。它是管理信息系统MIS向更高一级发展而产生的先进管理信息系统。它为决策者提供分析问题、建立模型、模拟决策过程和方案的环境，调用各种信息资源和分析工具，帮助决策者提高决策水平和质量。决策支持系统基本结构主要由四个部分组成，即数据部分、模型部分、方法部分和人机交互部分，如图2-1所示。
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